ซอฟท์แวร์ระบบ (System software) คือซอฟต์แวร์ที่บริษัทผู้ผลิตสร้างขึ้นมาเพื่อใช้ จัดการกับระบบ หน้าที่การทำงานของซอฟท์แวร์ระบบคือดำเนินงานพื้นฐานต่างๆ ของระบบคอมพิวเตอร์ เช่น รับข้อมูลจากแผงแป้นอักขระแล้วแปลความหมายให้
คอมพิวเตอร์เข้าใจ นำข้อมูลไปแสดงผลบนจอภาพหรือนำออกไปยังเครื่องพิมพ์ จัดการข้อมูลในระบบแฟ้มข้อมูลบนหน่วยความจำรอง เมื่อเราเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ ทันทีที่มีการจ่ายกระแสไฟฟ้าให้กับคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์จะทำงานตาม โปรแกรมทันที โปรแกรมแรกที่สั่งคอมพิวเตอร์ทำงานนี้เป็นซอฟท์แวร์ระบบ ซอฟท์แวร์ระบบอาจเก็บไว้ในรอม หรือในแผ่นจานแม่เหล็ก หากไม่มีซอฟท์แวร์ ระบบ คอมพิวเตอร์จะทำงานไม่ได้ ซอฟท์แวร์ระบบยังใช้เป็นเครื่องมือในการ พัฒนาซอฟท์แวร์อื่นๆ และยังรวมไปถึงซอฟท์แวร์ที่ใช้ในการแปลภาษาต่างๆ

ซอฟท์แวร์ประยุกต์ (Application software) เป็นซอฟท์แวร์ที่ใช้กับงานด้านต่างๆ ตามความต้องการของผู้ใช้ ที่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้โดยตรง ปัจจุบันมีผู้พัฒนา ซอฟท์แวร์ใช้งานทางด้านต่างๆ ออกจำหน่ายมาก การประยุกต์งานคอมพิวเตอร์จึง กว้างขวางและแพร่หลาย เราอาจแบ่งซอฟท์แวร์ประยุกต์ออกเป็นสองกลุ่มคือ ซอฟท์แวร์สำเร็จ และซอฟท์แวร์ที่พัฒนาขึ้นใช้งานเฉพาะ ซอฟท์แวร์สำเร็จใน ปัจจุบันมีมากมาย เช่น ซอฟท์แวร์ประมวลคำ ซอฟท์แวร์ตารางทำงาน ฯลฯ

ซอฟแวร์ที่ช่วยในการทำงานของบริษัทในปัจจุบันนั้นอาจแบ่งตามประเภทการใช้ งานออกได้เป็น 5 ประเภทคร่าวๆ คือ Office, Data Base, Human Resource, Account & Finance และ Management ซึ่งมีผู้ผลิตหลายค่ายที่พัฒนาโปรแกรมต่างๆ ออกมา รองรับการทำงานทั้ง 5 ส่วนดังกล่าว โดยแต่ละโปรแกรมมีรายละเอียดปลีกย่อยที่ต่าง กัน ขึ้นอยู่กับแนวคิดในการวางระบบให้สอดคล้องกับการทำงานจริงมากที่สุด

ปัจจุบันมีซอฟท์แวร์โซลูชั่นมาตรฐานโลกที่เข้ามามีบทบาทในการบริหารจัดการ องค์กรหลายตัว แต่ที่แพร่หลายและได้รับการยอมรับสูง เป็นโปรแกรมที่ผลิตจาก ค่ายไมโครซอฟท์ ที่ออกแบบให้สามารถรองรับการใช้งานทุกรูปแบบ พร้อมทั้งพัฒนา ให้ครอบคลุมการทำงานสำหรับธุรกิจทุกประเภท โดยสามารถเชื่อมต่อกันได้ในทุกๆ ส่วนขององค์กร (Integrated Solution) ทั้งยังเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเพื่อตอบ สนองความต้องการของผู้ใช้

ซึ่งประโยชน์โดยรวมจากการวางระบบ คือ เป็นระบบที่สามารถรองรับการทำงาน ทุกส่วนงาน ทั้งด้านงานบัญชีและการเงิน การตลาด การขาย การจัดซื้อรวมทั้งการผลิต และเชื่อมโยงกับโปรแกรม Microsoft Office ได้ทั้ง Excel, Word, Outlook, Internet หรือโปรแกรมภายนอกอื่นๆ โดยได้รับการทดสอบและยืนยันว่าเป็นระบบที่ใช้เงิน ในการลงทุนต่ำ เมื่อเปรียบเทียบความสามารถกับระบบอื่นๆ ที่ใกล้เคียงกัน พร้อม กับรองรับการทำรายการด้านสกุลเงินตราต่างประเทศ (multi-currencies) และหลาย บริษัท (multi-companies) หรือหลายสาขา ทั้งยังรองรับการบันทึกรายการระหว่าง บริษัท (inter-companies) รวมถึงการจัดทำงบการเงินรวมจากหลายบริษัทในเครือ consolidation) เป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นซึ่งบริษัทสามารถเพิ่มเติม ปรับแต่งและ แก้ไขโปรแกรมได้ตามที่ต้องการ (customizable solution) ทั้งนี้ยังรองรับการทำงาน ตามกฎกรมสรรพากร เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และรายงานสินค้าคงคลัง

ว่าไปแล้วโปรแกรมบัญชี WINSpeed 5.0 นั้นสามารถครอบคลุมไปถึงระบบบัญชี และการเงิน (Account & Finance) ซึ่งเป็น Integrated system ที่ทำให้การทำงาน ของแต่ละระบบงานเป็นไปในทิศทางเดียวกันและสอดคล้องกัน เช่น ระบบขาย จัด ซื้อ ต้นทุนการ ผลิต ลูกหนี้และเจ้าหนี้ มีการเชื่อมโยงข้อมูลไปที่ระบบบัญชีแยก ประเภท สามารถออกงบการเงินได้ทันทีที่มีการผ่านรายการ และระบบอนุญาตให้มี การทำงานแบบ Dimension คือสามารถกำหนดมุมมองในการวิเคราะห์ได้ไม่จำกัด จำนวน ทั้งการวิเคราะห์ยอดขายแยกตามกลุ่มลูกค้า วิเคราะห์งาน หรือพนักงานขาย เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตรวจสอบและดูรายงานที่หน้าจอได้ตลอดเวลา พร้อมทั้งรองรับ Multi-currency สามารถกำหนดอัตราแลกเปลี่ยนได้ไม่จำกัด พร้อมทั้งการคำนวณ
กำไร/ขาดทุนของส่วนต่างของอัตราแลกเปลี่ยนทั้งจากด้านรับ ด้านจ่าย ทำการบันทึกบัญชีให้ในระบบบัญชีแยกประเภท และสามารถเก็บข้อมูลสกุลเงินได้มากกว่า 2 สกุลเงิน เพื่อสามารถดูยอดคงเหลือสะสมได้ตลอดเวลา และยังสามารถพิมพ์รายงาน ตามสกุลเงินที่แตกต่างกันได้ โดยระบบได้ผ่านมาตรฐานของกรมสรรพากรเรียบร้อย สามารถพิมพ์รายงานภาษี ทั้งภาษีซื้อ ภาษีขาย ภาษีหัก ณ ที่จ่าย รายงานการเคลื่อนไหว สินค้า โดยรายงานดังกล่าวสามารถพิมพ์ออกจากระบบและ นำส่งกรมสรรพากรได้ทันที

สำหรับการวางแผนและสั่งซื้อสินค้าก็สามารถทำได้ง่ายดาย รวมไปถึงการจัดซื้ออื่นๆ ด้วยระบบการวางแผนและสั่งซื้อสินค้า (Purchase Order) ซึ่งมีประสิทธิภาพสูงและ ช่วยลดขั้นตอนพร้อมทั้งความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ โดยเริ่มตั้งแต่การบันทึกใบ ขอซื้อสินค้า การออกใบสั่งซื้อสินค้า การบันทึกรับสินค้า จนถึงการบันทึกตั้งหนี้จาก ใบจ้างหนี้ของผู้ขายสินค้า โดยมีการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างการจัดซื้อและควบคุม การจัดการสินค้า การวางแผนการผลิต รวมถึงงานบัญชีได้โดยอัตโนมัติ

จุดสำคัญอีกจุดหนึ่งในโปรแกรมคือมีการออกแบบระบบการขายสินค้า (Sale Order) โดยสามารถบันทึกการขาย ทั้งขายสดขายเชื่อ โดยเริ่มจากการบันทึกตั้งแต่ใบเสนอ ราคา ใบสั่งขายสินค้า การส่งสินค้า จนกระทั่งถึงการออกใบแจ้งหนี้ไปยังลูกค้า เช่น เดียวกับระบบในส่วนอื่นคือมีการทำงานประสานข้อมูลกันระหว่างการจัดซื้อ การ ควบคุมและจัดการสินค้า การวางแผนการผลิต และงานบัญชี

เมื่อมีการใช้วัตถุดิบผู้ใช้สามารถนำข้อมูลรายละเอียดวัตถุดิบจากสูตรการผลิต และ บันทึกวัตถุดิบเข้าใบใบสั่งผลิต นอกจากนี้ในกรณีที่วัตถุดิบไม่เพียงพอหรือต้องการ จ้างงานภายนอก ระบบจะมีการเชื่อมโยงไปที่ระบบจัดซื้อโดยสามารถสั่งใบสั่งซื้อได้ โดยอัตโนมัติพร้อมบันทึกต้นทุนกลับไปที่ใบสั่งผลิตนั้น ทีเด็ดของระบบอีกอย่าง หนึ่งคือการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างระบบงานการผลิตและงานบัญชี ในแง่การบันทึก ต้นทุนในการผลิต ซึ่งช่วยให้บริษัทมีข้อมูลที่ถูกต้องและน่าเชื่อถือ ยังมีความ สามารถอื่นๆ ที่ช่วยสนับสนุนการทำงานให้ยิ่งมีประสิทธิภาพและครอบคลุมฟังก์ ชั่นการใช้งานทุกส่วน ดังนี้


การจัดทำรายงาน (Report) สามารถออกรายงานทางการเงินและทางการบริหารได้ อย่างถูกต้องตรงตามกฎหมายกำหนด และตรงตามความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งจะช่วย ให้ผู้บริหารสามารถทำการตัดสินใจได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ ทั้งทางด้านกลยุทธ์ การดำเนินธุรกิจ รวมถึงในด้านการวางแผนภาษี (Tax Planning) ด้วย

การรักษาความปลอดภัย (Security) ตัวระบบออกแบบมาให้มีการรักษาความ ปลอดภัยของข้อมูลเป็นอย่างดี มีการกำหนดสิทธิในการเข้าถึงข้อมูล ทั้งในระดับ หน้าจอการปฏิบัติงานและในระดับรายงาน โดยมาตรการรักษาความปลอดภัยดัง กล่าวถูกออกแบบให้รองรับการกำหนดลำดับขั้นตอนการทำงานในฝ่ายต่างๆ ของ องค์กรและตามมาตรฐานการควบคุมภายในที่แพร่หลาย

การเพิ่มประสิทธิภาพของ Work flow ตัวระบบช่วยลดเวลาที่เสียไปกับขั้นตอนการ ปฏิบัติงานแบบ Manual หรือการบันทึกข้อมูลซ้ำซ้อน เป็นการลดการใช้ทรัพยากร พนักงานในองค์กร ทั้งยังป้องกันความผิดพลาดของข้อมูล ทำให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง และรวดเร็ว

ความสามารถในการสืบค้นและตรวจสอบข้อมูล (Navigate) รวมทั้งการ drill down ไปดูรายละเอียดของแต่ละรายการได้

ความยืดหยุ่นในการใช้งาน (Customizable Solution) ที่มี tools ให้ผู้ใช้สามารถปรับ แต่ง แก้ไข หรือเขียนโปรแกรมเพิ่มเติมจาก standard ที่ระบบมีให้ได้และไม่ส่งผล กระทบใดๆ ต่อโครงสร้างของระบบ และต่อการ up grade ในอนาคต

จากตัวอย่างข้างต้น เห็นได้ชัดเจนว่า การนำซอฟท์แวร์มาใช้ในองค์กรนั้นจะช่วยเพิ่ม ประสิทธิภาพในการทำงานทุกด้าน รวมถึงรองรับการเติบโตของธุรกิจได้เป็นอย่างดี แถมยังช่วยลดปัญหาเดิมๆ ที่ทุกองค์กรต้องประสบ ทั้งปัญหาด้าน บุคลากร การ ประสานข้อมูล การเก็บรักษาข้อมูล ฯลฯ และอื่นๆ อีกมากมาย ยิ่งไปกว่านั้นยังลด เวลาในการทำงานในกระบวนการเดิม และช่วยให้คล่องตัวขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ซึ่งใน ทางธุรกิจเวลาถือเป็นต้นทุนอันหาค่ามิได้